یک مرور سریع و ریزه کاری های پشتیبان گیری
پس از بحث درباره اهمیت و شیوه های مختلف پشتیبان گیری و به قول معروف یادگیری فن پشتیبان گیری، بد نیست کمی هم به نکات مهم و ریزه کاری های این کار بپردازیم، یا به عبارتی فوت آن را هم بیاموزیم. در این درس به برخی نکات مهمی می پردازیم که شاید بدیهی یا ساده باشند و به بسیاری از آنها در طول دوره پرداخته ایم اما چون اهمیت زیادی دارند، یک مرور مجدد ارزشش را دارد و بهینه سازی کار خالی از فایده نیست.
1- همیشه از فایل های پشتیبان، چندین نسخه کپی داشته باشید.

.شاید این پیشنهاد نوعی جنون و سوءظن مفرط به نظر برسد. اما اگر با افرادی که اطلاعات شان را از دست داده اند صحبت کنید، می بینید که حق با ما بوده است. تعیین تعداد کپی های نسخه پشتیبان به میزان اهمیت اطلاعات، درصد اطمینان شما به ابزار نگهداری اطلاعات و مقدار ریسک پذیری تان بستگی دارد. برای نمونه، بگذارید شیوه پشتیبان گیری یکی از دوستان عکاس را برایتان شرح دهیم و تصمیم گیری درباره شیوه، ابزار و تعداد کپی ها را به خودتان بسپاریم:
«این عکاس حرفه ای می داند که از دست دادن یک عکس به معنی از دست دادن یک لحظه است که شاید دیگر هیچگاه در دنیا تکرار نشود. دوست من همیشه علاوه بر دوربین و متعلقات آن، یک لپ تاپ سبک هم به همراه دارد. هر گاه کارش تمام می شود، بلافاصله نسخه ای از عکس ها را بدون پاک کردن از روی حافظه دوربین، به لپ تاپ منتقل کرده و همانجا دو نسخه از آنها را روی CD یا DVD کپی می کند. زیرا وی اعتقاد دارد که ممکن است یک سی دی درست رایت نشده یا حین حمل و نقل آسیب ببیند. او همیشه بعد از رسیدن به دفتر و لیبل زدن سی دی ها، یکی از آنها را در بایگانی کارهای خام (ویرایش نشده) نگه داری کرده و یکی را هم به کمد بایگانی قرص و محکم خانه منتقل می کند.
حال عکس ها را از روی حافظه دوربین به کامپیوتر دفتر منتقل کرده و مشغول کار می شود. بعد از اینکه کار بر روی عکس ها به پایان رسید و آماده تحویل به مشتری شد، علاوه بر کپی کردن آنها روی هارد اکسترنال شرکت، سه کپی از این عکس ها را بر روی سی دی رایت می کند. یکی برای تحویل به مشتری. یکی برای بایگانی در کارهای تحویل شده شرکت و آخری هم برای بایگانی در کمد خانه. البته به تازگی تصمیم گرفته تا با خرید یک اکانت دراپ باکس، نسخه ای از کارهای نهایی را در آنجا هم نگهداری کند.»
خب، اطلاعات شما تا چه اندازه اهمیت دارند؟ چه میزان خسارت در قبال از دست دادن شان باید متحمل شوید؟ آیا قابل جبران و جایگزینی هستند؟ با توجه به پاسخ این سوالات، شما هم می توانید روالی شبیه دوست عکاس ما، آسان تر از وی، شاید هم سخت گیرانه تر را برای پشتیبان گیری و نگهداری اطلاعات تان بر گزینید.
2- اطلاعات تان را بر روی ابزارهای مختلف نگهداری کنید.
از اطلاعات درایو C کامپیوتر پشتیبان گرفته و آنها را در درایو E نگهداری می کنید؟ شیوه جالبی به نظر می رسد. زیرا در صورت خرابی ویندوز فقط اطلاعات درایو C از دست می روند و نسخه پشتیبان روی درایو دیگر دست نخورده باقی می ماند. اما اگر هارد کامپیوتر بسوزد، یا کامپیوترتان دزدیده شود چه می کنید؟
علاوه بر نگهداری اطلاعات به صورت آنلاین که از ضریب امنیت نسبی برخوردار است، از دیگر شیوه های نگهداری اطلاعات می توان به ابزاری همچون هارد اکسترنال، کول دیسک، سی دی و DVD اشاره کرد. مزیت این وسایل آن است که می توان آنها را به راحتی حمل کرد.
3- اطلاعات پشتیبان را خارج از محل استفاده از آنها نگهداری کنید (Offsite Backup).
نگه داری هارد اکسترنال و سی دی ها در گاو صندوق شرکت نسبتا امن به نظر می رسد. یا اینکه آنها را به جای اتاق سرور به اتاق بایگانی منتقل کنیم، امنیت نسخه های پشتیبان را افزایش می دهد. اما در صورت بروز حادثه در محل کار، تقریبا همه این نسخه ها به یک اندازه در معرض خطراتی چون آتش سوزی، سیل و … هستند.
راه کاری که بسیاری از شرکت های بزرگ برای نگهداری نسخه پشتیبان اطلاعات شان به کار می برند، انتقال آنها به خارج از محل کار است. معمولا این نگهداری به دو روش انجام می شود. یک روش، نگهداری نسخه های پشتیبان به صورت چند کپی در مکان های مختلف با امنیت لازم توسط یک فرد است و دیگری که به قانون 2x2x2 هم مشهور است، نگهداری دو نسخه از اطلاعات توسط دو نفر در دو محیط امن متفاوت و با فاصله از یکدیگر است.
من یک شرکت بزرگ را در تهران می شناسم که توسط دزدها مورد سرقت قرار گرفت و کامیپوترهایش حاوی پروژه های بزرگ به سرقت رفت و همه پشتیبان ها هم در یکی از همان کامپیوترها بود. در نهایت این شرکت مجبور به اعلان ورشکستی شد و به کار خود خاتمه داد.
4- همیشه یک نسخه پشتیبان کامل از اطلاعات کامپیوترتان داشته باشید.
همه ما برنامه های پشتیبان گیری روزانه یا هفتگی برای خودمان تعریف می کنیم و از اطلاعات مهمی که روی سیستم داریم نسخه یا نسخه های پشتیبان تهیه می کنیم. اما کمتر به دنبال پشتیبان گیری منظم از تمام هارد کامپیوتر هستیم. زیرا معمولا فکر می کنیم که نصب ویندوز و نرم افزارها کار ساده ای است و احتیاجی به پشتیبان گیری ندارند!
اما هیچگاه حساب کرده اید که چه میزان وقت را که می توانید به کارهای عقب افتاده تان برسید، برای نصب چند باره ویندوز، برنامه ها، برگرداندن اطلاعات از روی فایل پشتیبان و آماده شدن برای کار هدر داده اید؟ از آن مهمتر، مطمئن هستید که بک آپ هایی که می گیرید شامل تمامی فایل های مهم و با ارزش شما هستند و چیزی را از قلم نمی اندازید؟
تهیه نسخه پشتیان از کل هارد دیسک و سیستم عامل به دو صورت می تواند صورت گیرد. یک راه این است که بعد از نصب سیستم عامل و برنامه ها، و آماده به کار شدن کامپیوتر، یک نسخه پشتیبان تهیه کنید تا در صورت بروز مشکلات سخت افزاری یا نرم افزاری، به سرعت و در مدت زمان بسیار کوتاهی دوباره سیستم تان آماده فعالیت باشد. شیوه دیگر برنامه ریزی منظم هفتگی یا ماهیانه برای تهیه نسخه پشتیبان از کل هارد و سیستم عامل است. مزیت این شیوه نسبت به روش قبلی، این است که شما به صورت منظم علاوه بر سیستم عامل و برنامه های آن، از تمامی اطلاعات موجود روی کامپیوتر تان هم نسخه پشتیبان قابل اعتمادی در اختیار دارید.
5- هنگام پشتیبان گیری حتما نسخه آماده شده را کنترل کرده و از صحت کار و سلامت آن اطمینان یابید.
در طول این دوره با تکرار این جمله شما را خفه کرده ایم! این هم یک بار دیگر: شما با اطمینان خاطر از اطلاعات مهم تان پشتیبان گرفته اید و در جای امنی آنها را نگه داری کرده اید. حالا روز مبادا فرا رسیده و باید از آنها استفاده کنید. اما سی دی یا دی وی دی حاوی نسخه پشتیبان مشکل دارد و کامپیوتر می گوید که با یک سی دی خالی سروکار دارید! یا اینکه به دلیل وجود مشکلی در نسخه پشتیبان، برنامه بک آپ گیری، شما را با پیغام هایی مانند «فایل مورد نظر معتبر نیست» یا «فایل مورد نظر آسیب دیده است» غافلگیر می کند. با این اوصاف به نظر می رسد در صورتی که پشتیبان نگرفته بودید، ناراحتی تان فقط یکی بود!
همیشه پس از پشتیبان گیری کنترل کنید که برنامه، فایل آماده شده را قبول می کند و می تواند آن را بازیابی کند. حتما فایل های فشرده تان را یک بار باز کنید تا مطمئن شوید فایل فشرده مشکلی ندارد و اطلاعات را به شما برمی گرداند. همچنین در صورت رمزگذاری فایل فشرده مراقب فراموشی رمز عبور و از دست رفتن اطلاعات تان باشید. بعد از رایت هر سی دی یا دی وی دی حاوی نسخه پشتیبان، آن را بر روی یکی دو کامپیوتر تست کنید تا اطلاعات  روی آن به راحتی قابل خواندن و کپی کردن روی سیستم باشند. نسخه پشتیبان فایل ها و پایگاه داده سایت تان را یک بار بر روی کامپیوتر تان نصب کنید تا از سلامت و کارکرد شان اطمینان یابید.
راه های فراوانی برای تست نسخه های پشتیبان است که بسته به نوع اطلاعات و شیوه پشتیبان گیری، باید به آن بپردازید. در اینجا تنها به چند شیوه مهم و معمول کنترل سلامت نسخه های پشتیبان اشاره کردیم.
6-  برای پشتیبان گیری آنلاین رایگان، از چند سرویس به صورت همزمان استفاده کنید.
پشتیبان گیری آنلاین یکی از امن ترین و راحت ترین شیوه های تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات مهم و ارزشمند است. اما دو محدودیت باعث ایراد در استفاده از آنها می شوند. یکی اینکه حجم رایگان ارائه شده توسط آنها محدود و در حد چند گیگابایت است که شما را با مشکل کمبود جا برای نگهداری فایل های پشتیبان روبرو می سازد. و  دیگری هزینه بالا و مشکلات پرداخت پول برای استفاده از سرویس های غیر رایگان حجیم این سایت ها است.
پیشنهاد ما عضویت در چند سرویس مختلف و دسته بندی هر یک از آنها برای پشتیبان گیری از بخش خاصی از اطلاعات تان است. این کار ممکن است در شروع دردسرهایی به همراه داشته باشد، اما در عمل فضای ذخیره سازی قابل توجهی را به صورت رایگان برای تان فراهم می آورد. مثلا می توانید دراپ باکس را به فایل های متنی و قراردادهای مهم اختصاص دهید. اسکای درایو مایکروسافت را که حجم فراوانی در اختیارتان می گذارد ولی محدودیت حجم هر فایل را دارد، به نگهداری نسخه ای از عکس های دوربین دیجیتال تان اختصاص دهید. زیرا طی چند سال تعداد بسیار زیادی عکس روی کامپیوترتان جمع خواهد شد که هر کدام به تنهایی حجم کمی دارند. 
خوشبختانه برای دسته بندی و انجام این کار دست شما کاملا باز است و تعداد زیادی سرویس رایگان می توانید بیابید که برای پشتیبان گیری اختصاصی اطلاعات کافی به نظر می رسند.
7- نسخه های مختلف فایل های تان را نگهداری کنید.
شما روزانه از اطلاعات کاری روزمره و مهم تان پشتیبان می گیرید. به صورت هفتگی یا ماهانه هم تمام هاردتان را نسخه برداری کرده و بک آپ آن را در جای امنی نگه می دارید. اما در خصوص اتفاقاتی که در طول روز برای فایل های تان می افتد چه فکری کرده اید؟
بهتر است که هنگام کار روی فایل ها، فعالیت تان را مرحله بندی کرده و بعد از اتمام هر مرحله، کار را بر روی کپی فایل کامل مرحله قبل ادامه دهید. با این کار شما یک فایل کامل از هر مرحله دارید که کارهای مرحله بعد روی آن اعمال نشده اند. هر لحظه که متوجه اشتباهی در یکی از مراحل شوید، لازم نیست تمام کار روزتان را دور ریخته و از ابتدا با نسخه پشتیبان روز قبل شروع کنید. بلکه نسخه ای از مرحله قبل تر را در اختیار دارید.
مثلا وقتی در حال کد نویسی سایت هستیم، بهتر است هر امکانی را که اضافه می کنیم و تست آن را به اتمام می رسانیم، فایل های اصلی یا کل پوشه را در جایی کپی کنیم و آن را با عدد یک شماره گذاری کنیم. بعد از اتمام کار قابلیت بعدی، دوباره نسخه ای از سایت را در پوشه شماره دو ذخیره می کنیم. البته این یک شیوه سریع و ساده محسوب می شود اگر یک برنامه نویس حرفه ای باشید احتمالا راه های حرفه ای تر مانند نرم افزارهای کنترل ورژن را می شناسید.
می خواهیم عکس میهمانی تولد پارسال را کمی ویرایش کرده و پس از اصلاح رنگ آن را درون یک قاب برگ درختی زیبا قرار داده و چاپ کنیم. ابتدا یک کپی از اصل عکس ایجاد کرده و آن را birthday1 نام گذاری می کنیم. بعد از اینکه ویرایش و حذف زوائد صورت گرفت، از birthday1 کپی ایجاد کرده و آن را birthday2 می نامیم و اصلاح رنگ را بر روی این عکس انجام می دهیم. همینطور نسخه های مختلف از عکس ایجاد کرده و کار را به اتمام می رسانیم.
بعد از اینکه کار را به اتمام رساندید و از نتیجه آن اطمینان کامل داشتید، می توانید نسخه های قبلی که همان روز ایجاد کرده اید را حذف کنید و تنها فایل نهایی را در نسخه پشتیبان آن روزتان نگه دارید. البته می توان همه این نسخه های کپی را هم در پشتیبان گیری روزانه جای داده و آنها را نگه داشت. زیرا ممکن است روزی دوباره بخواهید در برخی از مراحل کار تغییراتی ایجاد کنید که این فایل های شماره گذاری شده کمک بزرگی خواهند بود.
8- تا حد امکان نسخه چاپی فایل ها را هم نگه دارید.
ممکن است کمی خنده دار به نظر برسد، اما شاید روزی برسد که حاضر باشید به جای کدنویسی دوباره یک پروژه، زحمت تایپ و بازنویسی چند صد خط کد را از روی کاغذ به خودتان بدهید. یا اینکه به جای وقت گذاشتن برای نوشتن یک متن سخنرانی یا قرارداد تجاری، آن را از روی کاغذ تایپ کنید. پس تا جایی که امکان دارد، اسناد خیلی مهم متنی را علاوه بر نسخه پشتیبان دیجیتال، پرینت کرده و در جای امنی بایگانی کنید.